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Un coffre-fort électronique est un outil qui aide à la dématérialisation des documents et des données. Cet espace de stockage hautement sécurisé et facile à déployer a pour objectif de faire gagner du temps aux entreprises.

Le CFN est souvent utilisé par les entreprises pour diffuser des documents d’une façon simple auprès de leurs collaborateurs ou de leurs clients. Il permet également de remettre et stocker des documents clients. Par exemple pour transmettre des factures.

Les avantages du coffre-fort numérique sont nombreux. En voici quelques-uns : 

-        Un espace personnel et sécurisé qui garantit une traçabilité numérique des documents.

-        Un gain de productivité en réduisant des tâches ayant peu de valeur ajoutée comme l’impression et l’envoi de courriers.

-        Des économies résultant de ce gain de productivité et de l’économie de certains coûts comme l’affranchissement postal.

-        La perception de votre entreprise peut changer. Elle apparait plus moderne et dans l’air du temps aux yeux des collaborateurs et des partenaires.

Le coffre numérique est un espace de stockage, la différence est qu’il est encadré par la loi notamment par les décrets n°2018-418 et 853. Ce caractère légal permet par exemple de « justifier l’intégrité » des documents stockés, partagés ou supprimés. En d’autres termes, ce coffre permet de certifier et de protéger vos fichiers professionnels confidentiels : compte de résultat, extrait KBIS etc.

Autre différence, dans le cadre d’un CFN l’utilisateur est le seul propriétaire du coffre qui lui est destiné et de son contenu. Par exemple un salarié est seul à savoir ce que contient son coffre et peut continuer de disposer de cet espace même lorsqu’il quitte l’entreprise. Cela pour disposer par exemple de ses anciennes fiches de paye, de son contrat etc.

La dématérialisation touche de plus en plus d’entreprises. Elle permet notamment de limiter les tâches à peu de valeur ajoutée et de moderniser leurs processus RH.

Opter pour un espace de stockage de documents virtuel sécurisé pourrait dans ce cas permettre à chaque collaborateur ou client ayant accepté la dématérialisation pourra accéder à son propre coffre-fort numérique, grâce à des identifiants personnels.  

Et si vous commenciez par dématérialiser le bulletin de paie en déployant une solution de coffre-fort numérique ?

Digiposte est l’une des solutions les plus reconnues dans le secteur des coffres forts numériques disposant de milliers d’entreprises partenaires et plusieurs millions d’utilisateurs. C’est un outil créé par le Groupe La Poste en 2011, avec pour objectif de simplifier la vie administrative des Français.

Les avantages de ce coffre numérique sont :

1. Un stockage illimité à un prix compétitif. Profitez d’un espace cloud sécurisé sans compter.

2. La pérennité : les documents conservent leur valeur juridique ce qui permet de les stocker sur le long terme. En effet, cette solution respecte les normes françaises Afnor NF Z42-013 et NF Z42-020 qui assurent l’intégrité des documents déposés.

3. Un hébergement sécurisé en France par une entreprise reconnue.  Les documents déposés sont ainsi protégés par le droit européen (notamment par le RGPD) et par le droit français.

4. La sécurité des utilisateurs: Digiposte crypte automatiquement toutes les données de ces utilisateurs et leur donne la possibilité d’ajouter un niveau de sécurité supplémentaire en utilisant l’authentification à double facteur. Ainsi l’accès au compte est protégé en cas de vol de mot de passe ou de campagne d’hameçonnage.

5. Une protection des documents partagés : Préserver vos documents administratifs de toute fraude, piratage ou revente grâce à votre coffre-fort numérique.

6. Le respect de la vie privée des utilisateurs: Les documents contenus dans les coffres ne sont pas accessibles par La Poste ou les équipes de Digiposte.

7. Un accès sécurisé depuis un ordinateur ou un mobile via votre navigateur ou des applications dédiées.

8. Un service utile pour tous les secteurs et métiers : Ressources Humaines (RH), immobilier, santé etc. Cet outil pourrait s’avérer très utile pour la gestion des documents administratifs des TPE/PME.

9. Tous les autres avantages du coffre-fort numérique cités plus tôt comme les gains de productivité, les économies et l’amélioration de la perception de l’entreprise.

10. Le fait d’opter pour cette offre avec Orange vous permet de centraliser vos abonnements et de bénéficier d’avantages exclusifs comme des réductions de prix lors de l’achat.